Betriebsausgaben absetzen: die Liste für Selbstständige (2026)
Jeder Euro, den du als Betriebsausgabe absetzt, senkt deinen Gewinn — und damit deine Steuer. Trotzdem verschenken viele Selbstständige bares Geld, weil sie Ausgaben nicht erfassen oder gar nicht wissen, dass sie abzugsfähig sind. Dieser Ratgeber zeigt dir, was 2026 als Betriebsausgabe zählt, wo es Sonderregeln gibt (Bewirtung, Geschenke, teure Anschaffungen) und wie du nichts liegen lässt.
Was sind Betriebsausgaben?
Die Definition steht in § 4 Abs. 4 EStG und ist bewusst weit gefasst:
Entscheidend ist die betriebliche Veranlassung: Die Ausgabe muss mit deiner selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen. Ob sie „notwendig", „üblich" oder „angemessen" ist, entscheidest grundsätzlich du selbst — das Finanzamt darf dir deine unternehmerischen Entscheidungen nicht vorschreiben. Nur bei einigen ausdrücklich geregelten Kosten gibt es Grenzen (dazu unten).
Betriebsausgaben ziehst du in deiner Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) von den Betriebseinnahmen ab. Was übrig bleibt, ist dein steuerpflichtiger Gewinn.
Die Liste: Betriebsausgaben für Selbstständige
Das sind die typischen Posten, die bei Freelancern, Beratern, Kreativen und Dienstleistern regelmäßig anfallen — und voll absetzbar sind (soweit betrieblich veranlasst):
- Arbeitsmittel & Technik — Laptop, Monitor, Smartphone, Kamera, Werkzeug, Büromöbel (Achtung Wertgrenze, siehe AfA/GWG unten).
- Software & Abos — Betriebssystem, Design-/Entwickler-Tools, Cloud-Speicher, Buchhaltungssoftware, KI-Dienste, Domains, Hosting.
- Büromaterial — Papier, Druckerpatronen, Ordner, Porto.
- Miete & Nebenkosten für angemietete Geschäftsräume, oder anteilig das häusliche Arbeitszimmer / die Homeoffice-Pauschale (siehe unten).
- Telefon & Internet — der betrieblich genutzte Anteil.
- Fortbildung — Kurse, Fachbücher, Seminare, Konferenz-Tickets, Fachzeitschriften.
- Reisekosten — Fahrten zu Kunden, Bahn, Flug, Hotel; Auto mit 0,30 €/km (Dienstreise) oder tatsächlichen Kosten.
- Versicherungen & Beiträge — Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht, Berufsverbände, Kammerbeiträge.
- Fremdleistungen — Subunternehmer, Freelancer, Steuerberater, Anwalt, Agentur.
- Marketing — Website, Werbung, Visitenkarten, Portfolio-Fotos.
- Bank- & Zahlungsgebühren — Geschäftskonto, Stripe/PayPal-Gebühren, Kontoführung.
- Arbeitszimmer-Ausstattung & Fachliteratur sowie Berufskleidung, wenn typische Berufsbekleidung.
Voll oder nur teilweise? Die wichtigen Sonderregeln 2026
Ein paar Ausgaben darfst du nur begrenzt oder anteilig absetzen. Diese Grenzen solltest du kennen — hier verschenken oder riskieren die meisten am ehesten etwas:
| Ausgabe | Abzug 2026 |
|---|---|
| Bewirtung von Geschäftspartnern (Restaurant) | 70 % der Nettokosten |
| Geschenke an Geschäftspartner | bis 50 € netto / Empfänger / Jahr |
| Homeoffice-Tagespauschale | 6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr |
| Fahrten mit dem eigenen Pkw (Dienstreise) | 0,30 € / km |
| Arbeitsmittel bis 800 € netto (GWG) | sofort in voller Höhe |
Bewirtungskosten: 70-Prozent-Regel
Lädst du einen Kunden oder Geschäftspartner zum Essen ein, sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur 70 % der angemessenen Netto-Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig. Die Vorsteuer ziehst du dagegen zu 100 % (soweit vorsteuerabzugsberechtigt). Pflicht ist ein ordentlicher Bewirtungsbeleg mit konkretem Anlass — „Kundenpflege" oder „Geschäftsessen" allein reicht dem Finanzamt nicht, nenne Namen und Grund.
Geschenke: 50-Euro-Grenze
Geschenke an Geschäftspartner sind nur absetzbar, wenn sie pro Empfänger und Jahr höchstens 50 € netto kosten (Grenze seit 2024 angehoben, davor 35 €). Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, entfällt der Abzug komplett — nicht nur der übersteigende Teil. Geschenke müssen einzeln und getrennt aufgezeichnet werden.
Homeoffice-Pauschale & Arbeitszimmer
Arbeitest du zu Hause, kannst du die Tagespauschale von 6 € pro Tag ansetzen, für maximal 210 Tage im Jahr — also bis zu 1.260 €. Sie steht auch Selbstständigen zu und ist unabhängig davon, ob du ein separates Arbeitszimmer hast. Hast du ein echtes häusliches Arbeitszimmer, das den Mittelpunkt deiner Tätigkeit bildet, kannst du alternativ die tatsächlichen anteiligen Kosten absetzen — dann aber nicht zusätzlich die Pauschale für dieselben Tage.
Keine Ausgabe mehr übersehen
Der Steuer- & EÜR-Tracker 2026 hat alle Ausgaben-Kategorien schon angelegt — vom GWG über Bewirtung (70 %) bis zur Homeoffice-Pauschale. Du trägst laufend ein, das Tool sortiert nach den richtigen Anlage-EÜR-Feldern und rechnet Gewinn, Umsatzsteuer und Steuerrücklage automatisch. Als Excel/LibreOffice/Numbers, einmal zahlen.
Zum Steuer- & EÜR-Tracker →Teure Anschaffungen: GWG, Sammelposten & AfA
Nicht alles darfst du im Kaufjahr sofort komplett absetzen. Wo die Grenze verläuft, hängt vom Netto-Preis ab:
| Netto-Anschaffungskosten | So setzt du 2026 ab |
|---|---|
| bis 250 € | sofort voll (kein Extra-Verzeichnis nötig) |
| 250,01 € – 800 € (GWG) | sofort voll oder Sammelposten |
| 800,01 € – 1.000 € | Sammelposten (20 %/Jahr über 5 Jahre) oder AfA |
| über 1.000 € | Abschreibung (AfA) über die Nutzungsdauer |
Die GWG-Grenze liegt 2026 unverändert bei 800 € netto: Ein Laptop für 780 € netto ist im Kaufjahr voll abziehbar, ein Laptop für 1.200 € wird über seine Nutzungsdauer (laut amtlicher AfA-Tabelle meist 3 Jahre bei Computern) verteilt abgeschrieben.
Was NICHT absetzbar ist
- Rein private Kosten — Lebenshaltung, private Kleidung, privater Urlaub.
- Einkommensteuer selbst (die persönliche Einkommensteuer ist keine Betriebsausgabe).
- Geldbußen & Strafen, z. B. Verwarnungsgelder.
- Der 30-%-Anteil der Bewirtung, der über die 70-%-Grenze hinausgeht.
- Gemischte Kosten ohne klare Aufteilung — ist ein privater Anteil nicht abgrenzbar, kann der Abzug ganz entfallen.
Häufige Fehler
- Belege nicht aufgehoben. Ohne Beleg kein Abzug — Aufbewahrungspflicht sind grundsätzlich bis zu 10 Jahre. Digitalisiere sie zeitnah.
- Kleinbeträge ignoriert. Porto, Apps, Fachbuch, Parkgebühr — in Summe schnell mehrere Hundert Euro pro Jahr, die einfach untergehen.
- Bewirtung ohne Anlass dokumentiert. Fehlt der konkrete geschäftliche Grund, streicht das Finanzamt den ganzen Posten.
- Teure Technik sofort voll abgesetzt. Über 800 € netto wird abgeschrieben, nicht in einem Jahr verbucht.
- Privat und betrieblich vermischt. Ein getrenntes Geschäftskonto macht die Zuordnung am Jahresende zum Kinderspiel.
Häufige Fragen
Wie viel kann ich als Selbstständiger von der Steuer absetzen?
Grundsätzlich alle Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG) — in unbegrenzter Höhe, solange sie mit deiner Tätigkeit zusammenhängen und belegt sind. Nur einzelne Posten sind gedeckelt: Bewirtung auf 70 %, Geschenke auf 50 € pro Empfänger und Jahr, die Homeoffice-Pauschale auf 1.260 € im Jahr.
Ab welchem Betrag muss ich abschreiben statt sofort absetzen?
Bis 800 € netto (GWG) kannst du 2026 im Kaufjahr voll absetzen. Über 800 € netto wird das Wirtschaftsgut über seine Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA); zwischen 250,01 € und 1.000 € ist alternativ ein Sammelposten mit 20 % pro Jahr über fünf Jahre möglich.
Kann ich Bewirtungskosten als Freiberufler absetzen?
Ja. Auch Freiberufler können Bewirtungskosten für Geschäftspartner zu 70 % der angemessenen Netto-Kosten absetzen, sofern der geschäftliche Anlass mit Namen und Grund auf dem Bewirtungsbeleg dokumentiert ist. Die Vorsteuer ist zu 100 % abziehbar.
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