E-Rechnungspflicht: Was Selbstständige und Kleinunternehmer wirklich tun müssen

Rund um die E-Rechnung kursieren zwei Halbwahrheiten: „Seit 2025 muss ich alles elektronisch schreiben" (falsch) und „Als Kleinunternehmer betrifft mich das gar nicht" (auch falsch). Richtig ist: Beim Empfangen ist die Pflicht längst da — beim Versenden kommt sie gestaffelt. Hier steht klar, was im Juli 2026 gilt, was 2027 und 2028 kommt und was du heute erledigen solltest.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF im Anhang. Sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — technisch also eine XML-Datei, die eine Buchhaltungssoftware ohne Abtippen einlesen kann.

Das Bundesfinanzministerium nennt in seinen FAQ ausdrücklich die beiden in Deutschland üblichen Formate:

• XRechnung — eine reine XML-Datei (Standard u. a. für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber).
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — ein PDF/A-3, in das die XML-Datei eingebettet ist. Für dich sieht es aus wie eine normale PDF-Rechnung, die Software des Empfängers liest die Daten trotzdem automatisch aus. Ausgenommen sind laut BMF die Profile MINIMUM und BASIC-WL — die erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen nicht.

Die Zeitleiste: was gilt wann?

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle

Seit Anfang 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Es gibt dafür keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze — sie gilt auch für Nebenberufliche, Freiberufler und Kleinunternehmer. Wenn ein Geschäftspartner dir heute eine XRechnung schickt, darfst du sie nicht mit „bitte als PDF" zurückweisen.

Die gute Nachricht: Die Hürde ist niedriger als viele denken. Nach den Erläuterungen des BMF genügt zunächst ein E-Mail-Postfach für den Empfang; ein separates Postfach nur für Rechnungen ist nicht verlangt. Ein teures Portal brauchst du dafür nicht.

Bis 31. Dezember 2026: Papier und PDF weiter erlaubt

Für das Ausstellen gilt im gesamten Jahr 2026 noch die Übergangsregelung: Du darfst im inländischen B2B weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Für elektronische Formate, die keine E-Rechnung sind (also z. B. das klassische PDF), braucht es allerdings die Zustimmung des Empfängers. Die kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem der Kunde die Rechnung widerspruchslos annimmt und bezahlt.

Ab 1. Januar 2027: Pflicht für größere Aussteller (> 800.000 € Vorjahresumsatz)

Ab 2027 verlängert sich die Übergangsfrist nur noch für Aussteller, deren Vorjahresumsatz (also 2026) 800.000 € nicht übersteigt. Umgekehrt heißt das: Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Für die allermeisten Solo-Selbstständigen ist das keine Hürde — die Grenze liegt weit über dem, was Einzelkämpfer typischerweise umsetzen.

Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle (mit Ausnahmen)

Ab 2028 endet die Übergangsregelung. Dann sind E-Rechnungen im inländischen B2B grundsätzlich für alle Aussteller verpflichtend — mit den unten genannten Ausnahmen, darunter die dauerhafte Befreiung der Kleinunternehmer. Auch für das EDI-Verfahren läuft die Sonderregelung nach Angaben des BMF bis Ende 2027.

Die Fristen auf einen Blick

Was gilt für Kleinunternehmer?

Das ist der Punkt, der am häufigsten falsch verstanden wird. Es sind zwei getrennte Fragen:

Zwei Feinheiten dazu:

• Freiwillig geht immer. Du darfst als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen. Manche Auftraggeber (Konzerne, öffentliche Stellen) bevorzugen das oder verlangen es vertraglich — die Befreiung im Steuerrecht hindert deinen Kunden nicht daran, ein Format zu wünschen.
• Der §-19-Hinweis bleibt Pflicht. Auch auf einer elektronischen Rechnung gehören alle Pflichtangaben und der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG drauf — und weiterhin kein Umsatzsteuerausweis, auch nicht „0 %". Details dazu im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Wann gilt die Pflicht gar nicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Nach den BMF-FAQ ausgenommen sind unter anderem:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) — hier ändert sich für dich nichts.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
• Leistungen an Nicht-Unternehmer, z. B. nichtunternehmerische Vereine.

Aufbewahrung: was du archivieren musst

Für Rechnungen, die ab dem 1. Januar 2025 ausgestellt oder empfangen wurden, wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Bei E-Rechnungen kommt eine technische Anforderung dazu: Der strukturierte Teil — also die XML-Datei — muss laut BMF unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden und maschinell auswertbar bleiben.

Was du jetzt konkret tun musst

Für die meisten Solo-Selbstständigen ist die Aufgabe im Juli 2026 überschaubar — es geht um den Empfang, nicht um den Versand:

1. Empfangsadresse festlegen und kommunizieren. Ein normales E-Mail-Postfach genügt. Sinnvoll ist eine feste Adresse wie [email protected], die du auf Rechnungen, im Impressum und in Lieferantenportalen hinterlegst.
2. Prüfen, ob du eine XML-Rechnung öffnen kannst. Eine XRechnung ist ohne Hilfsmittel kaum lesbar. Es gibt kostenlose Viewer, und praktisch jede Buchhaltungssoftware zeigt sie inzwischen als lesbares Dokument an. Teste das einmal mit einer echten Datei, bevor der erste Kunde fragt.
3. Archivierung klären. Originaldatei (XML bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML) unverändert ablegen, acht Jahre, revisionssicher — nicht nur als Ausdruck.
4. Deinen Umsatz 2026 im Blick behalten. Er entscheidet, ob dich die Versandpflicht schon zum 1. Januar 2027 trifft (über 800.000 €) oder erst 2028.
5. Wenn du kein Kleinunternehmer bist: den Umstieg 2027 einplanen. Nicht auf den letzten Dezember warten — ein Formatwechsel mitten im laufenden Rechnungslauf ist unnötiger Stress. Wie deine Rechnungen inhaltlich aussehen müssen, steht im Ratgeber zu den Pflichtangaben auf der Rechnung; zur laufenden Melderoutine passt der Ratgeber zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Einen neutralen Überblick über Anbieter und Preismodelle findest du in unserem Vergleich der Buchhaltungssoftware. Wer nur ein sauberes Rechnungsdokument braucht — als Kleinunternehmer im B2C oder während der Übergangsfrist — kommt oft mit dem kostenlosen Rechnungs-Generator aus.

Was passiert, wenn man es ignoriert?

Panik ist unangebracht, Sorglosigkeit aber auch. Zwei Punkte sind praktisch relevant: Erstens kann eine Rechnung, die ab dem Pflichtzeitpunkt nicht im richtigen Format ausgestellt ist, formell fehlerhaft sein — was beim Empfänger Diskussionen über den Vorsteuerabzug auslösen kann. Zweitens ist das Verweigern des Empfangs kein gangbarer Weg: Der Rechnungsaussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er dir eine korrekte E-Rechnung zugestellt hat — auch wenn du sie technisch nicht verarbeiten kannst. Konkrete Bußgeld- oder Haftungsfragen gehören in die Hand deines Steuerberaters.