Fortlaufende Rechnungsnummer richtig vergeben (§14 UStG) — auch bei mehreren Projekten
Eine Pflichtangabe, die überraschend viel Verunsicherung stiftet: Muss die Rechnungsnummer wirklich lückenlos durchlaufen? Und was, wenn du aus mehreren Projekten oder Marken Rechnungen stellst — brauchst du dann einen einzigen, projektübergreifenden Zähler? Die kurze Antwort: nein. Das Gesetz verlangt weniger, als die meisten denken.
FT-2026-001, BH-2026-001, SF-2026-001.Was das Gesetz verlangt — und was nicht
§14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG nennt als Pflichtangabe „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird". Aus diesem einen Satz ergeben sich drei Punkte, die in der Praxis oft falsch verstanden werden:
- Einmalig ist die harte Anforderung: Keine Nummer darf zweimal für zwei verschiedene Rechnungen auftauchen.
- Fortlaufend heißt nachvollziehbar aufsteigend innerhalb eines Kreises — nicht arithmetisch lückenlos. Die Formulierung „mit einer oder mehreren Zahlenreihen" ist der gesetzliche Hinweis, dass mehrere parallele Reihen ausdrücklich vorgesehen sind.
- Buchstaben sind erlaubt. Zulässig ist eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben — genau das brauchst du für Präfixe. Reine Datums- oder Jahresbestandteile dürfen ebenfalls Teil der Nummer sein.
Ausführlich zu allen zehn Pflichtangaben einer vollständigen Rechnung findest du im Ratgeber Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach §14 UStG — hier geht es gezielt um die Nummer.
Mehrere Nummernkreise sind ausdrücklich erlaubt
Die zentrale Entlastung steht im Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5 Abs. 10: Es ist die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise zulässig — für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche. Genannt werden ausdrücklich:
- Zeiträume — z. B. je Jahr, Monat, Woche oder Tag (deshalb ist der Jahres-Präfix
2026-…so verbreitet). - Filialen oder Standorte — jede Betriebsstätte mit eigener Reihe.
- Geschäftsbereiche oder Organisationseinheiten — und genau darunter fallen deine verschiedenen Projekte oder Marken.
- Kundengruppen oder einzelne Kunden — z. B. Kundennummer plus laufende Nummer (
4321-1,4321-2).
Einzige Bedingung: Jede Rechnung muss sich leicht und eindeutig ihrem Kreis zuordnen lassen, und jede Nummer wird nur einmal vergeben. Solange das gilt, darfst du so viele Reihen führen, wie zu dir passen.
Mehrere Projekte: je Marke ein eigener Nummernkreis mit Präfix
Genau das ist die Frage, um die es hier geht: Du stellst aus mehreren Projekten Rechnungen — vielleicht eine Freelancer-Tätigkeit, ein zweites Angebot, eine eigene Marke. Musst du dann einen gemeinsamen Zähler über alles laufen lassen? Nein — und du solltest es nicht. Der saubere Weg ist ein eigener Nummernkreis je Projekt, unterschieden durch ein festes Präfix:
| Projekt / Marke | Präfix | Erste Rechnungen |
|---|---|---|
| Freelancer-Tätigkeit | FT-2026- | FT-2026-001, FT-2026-002 … |
| Zweite Marke | BH-2026- | BH-2026-001, BH-2026-002 … |
| Drittes Projekt | SF-2026- | SF-2026-001, SF-2026-002 … |
Jede Reihe zählt für sich hoch. Das Präfix garantiert die geforderte Einmaligkeit über alle Kreise hinweg: FT-2026-001 und BH-2026-001 sind zwei verschiedene, eindeutige Nummern. Der Vorteil gegenüber einem projektübergreifenden Zähler:
- Weniger fehleranfällig: Du musst nicht bei jeder Rechnung nachsehen, welche Nummer projektübergreifend als letzte vergeben wurde.
- Sauber getrennt: Jedes Projekt lässt sich für die EÜR und die Buchhaltung eindeutig auseinanderhalten.
- Skalierbar: Kommt ein weiteres Projekt dazu, öffnest du einfach einen neuen Präfix-Kreis — ohne die bestehenden zu berühren.
Praktisch relevant wird das auch, wenn du dieselbe Rechnungs-Software für mehrere Vorhaben nutzt: Rechnungstools und Zahlungsanbieter wie Stripe vergeben pro Konto eine eigene fortlaufende Sequenz; das Präfix legst du in den Einstellungen fest. Führst du je Marke ein eigenes Konto oder eine eigene Nummernkreis-Einstellung, bleiben die Reihen automatisch getrennt und sauber.
Fortlaufend nummerieren, ohne selbst zu zählen
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Zum kostenlosen Rechnungs-Generator →Lücken sind erlaubt — Doppelungen sind der eigentliche Fehler
Weil eine lückenlose Abfolge nicht verlangt ist, ist es völlig unschädlich, wenn Nummern fehlen. Typisch: Du legst einen Rechnungsentwurf an, verwirfst ihn wieder, oder eine Rechnung wird storniert. Die zugehörige Nummer bleibt dann einfach ungenutzt — das ist zulässig. Du musst keine Lücke „auffüllen".
Das eigentliche Risiko liegt auf der anderen Seite: dieselbe Nummer zweimal zu vergeben. Und dafür gibt es einen klassischen Software-Fehler, den du kennen solltest:
Kleinbeträge bis 250 €: hier ist gar keine Nummer nötig
Eine oft übersehene Erleichterung: Für eine Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto (§33 UStDV) ist eine fortlaufende Rechnungsnummer nicht erforderlich — ebenso wenig wie Name und Anschrift des Empfängers. Es genügen dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit dem enthaltenen Steuersatz.
Datenschutz-Tipp: keine Rückschlüsse einbauen
Verlockend, aber unklug: die Rechnungsnummer aus einer fortlaufenden Kundenzahl plus laufendem Umsatz zu konstruieren. Ein Kunde könnte aus 0007-000042 ableiten, dass er dein siebter Kunde und dies deine 42. Rechnung ist — Rückschlüsse auf dein Geschäftsvolumen, die niemand auf einem Beleg braucht. Halte es neutral: ein Jahres-Präfix plus eine laufende Nummer je Kreis ist Standard, erfüllt §14 UStG und verrät nichts.
Häufige Fehler
- Ein globaler Zähler „weil es sicherer wirkt". Er ist nicht verlangt und macht mehrere Projekte unnötig fehleranfällig — getrennte Präfix-Kreise sind sauberer.
- Nummer aus „Anzahl + 1" bilden. Beim Löschen entsteht eine Doppelung. Immer: höchste vergebene Nummer + 1.
- Lücken „reparieren" wollen. Nicht nötig und nicht sinnvoll — fehlende Nummern sind erlaubt.
- Bei Kleinunternehmern das Prinzip vergessen. Auch ohne ausgewiesene Umsatzsteuer gilt die Nummern-Pflicht; Details in der Kleinunternehmerregelung §19 UStG.
- Format nachträglich umbauen. Wechselst du mitten im Jahr das Schema, wird die Nachvollziehbarkeit schwer. Lege den Aufbau einmal fest und behalte ihn je Kreis bei.
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos durchlaufen?
Nein. §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt eine einmalige, fortlaufende Nummer — aber keine arithmetisch lückenlose Reihe. Fehlende Nummern durch verworfene Entwürfe oder Stornos sind unschädlich. Verboten ist nur, dieselbe Nummer zweimal zu vergeben.
Darf ich für jedes Projekt oder jede Marke einen eigenen Nummernkreis führen?
Ja. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.5 Abs. 10) erlaubt beliebig viele getrennte Nummernkreise für organisatorisch abgegrenzte Bereiche. Gib jedem Projekt ein festes Präfix (z. B. FT-2026-001, BH-2026-001) und zähle jede Reihe für sich hoch. Das Präfix sichert die Einmaligkeit über alle Kreise.
Was passiert, wenn ich eine Rechnungsnummer versehentlich doppelt vergebe?
Eine doppelte Nummer ist ein formeller Rechnungsmangel: Sie kann den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden und muss durch eine berichtigte Rechnung mit eindeutiger neuer Nummer korrigiert werden. Bilde die nächste Nummer deshalb immer aus der höchsten bereits vergebenen Nummer plus eins — nie aus der Anzahl vorhandener Rechnungen.
Brauchen Kleinbetragsrechnungen bis 250 € eine fortlaufende Nummer?
Nein. Bei Rechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV) sind weder eine fortlaufende Rechnungsnummer noch Name und Anschrift des Empfängers Pflicht. Ausnahmen gelten unter anderem bei Reverse-Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen.
Darf die Rechnungsnummer Buchstaben enthalten?
Ja. Zulässig ist eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben sowie mehreren Zahlenreihen. Präfixe wie FT- oder ein Jahresbestandteil (2026-) sind daher erlaubt und in der Praxis üblich.
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- Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach §14 UStG — alle zehn Pflichtangaben, die Kleinbetragsrechnung und der §19-Hinweis.
- E-Rechnungspflicht: was wann gilt — Empfangen musst du schon seit 2025, beim Versenden laufen gestaffelte Fristen.
- Kleinunternehmerregelung §19 UStG — die Grenzen 25.000 / 100.000 € und der Pflichthinweis auf der Rechnung.
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