Eigenbeleg-Generator
Quittung verloren, Trinkgeld ohne Beleg, Parkautomat ohne Papier? Mit einem Eigenbeleg bleibt die Ausgabe als Betriebsausgabe abziehbar. Links ausfüllen, rechts entsteht der fertige Beleg – mit allen Angaben, die er tragen muss. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Das musst du vorher wissen
Ein Eigenbeleg rettet die Betriebsausgabe, nicht die Vorsteuer. Den Betriebsausgabenabzug kannst du damit belegen. Den Vorsteuerabzug nicht – dafür verlangt § 15 UStG eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmers, und die kann sich niemand selbst ausstellen. Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, sollte deshalb zuerst versuchen, beim Händler eine Zweitschrift zu bekommen. Der Eigenbeleg ist die zweitbeste Lösung, nicht die erste.
Belege sind nur die halbe Buchhaltung
Der Selbstständigen-Steuer-Kompass bringt den Rest in Ordnung: Fristenkalender 2026, Betriebsausgaben-Checkliste, Rechnungs- und Angebotsvorlagen sowie eine verständliche Anleitung zur Kleinunternehmerregelung. Einmal 19 €, dauerhaft nutzbar.
Zum Steuer-Kompass →Kurz gesagt
„Keine Buchung ohne Beleg“ heißt nicht „kein Abzug ohne Quittung“. Fehlt der Originalbeleg, darfst du ihn durch einen Eigenbeleg ersetzen – die Ausgabe bleibt als Betriebsausgabe abziehbar, solange sie betrieblich veranlasst und der Höhe nach glaubhaft ist. Nur beim Vorsteuerabzug hilft er nicht.
Was auf einen Eigenbeleg gehört
Ein Eigenbeleg ist kein Formular mit amtlichem Muster, sondern eine Erklärung, die einen Vorgang nachvollziehbar macht. Nachvollziehbar heißt: Ein fremder Prüfer muss Jahre später erkennen können, wer wann wofür wie viel gezahlt hat – und warum es keinen richtigen Beleg gibt. Genau diese fünf Angaben erzeugt der Generator:
- Zahlungsempfänger mit Name und Ort – „Taxi“ reicht nicht, „Taxi Müller, Münster“ schon.
- Art der Aufwendung – konkret benannt, nicht als Sammelbegriff.
- Datum der Zahlung – der Tag des Vorgangs, nicht der des Aufschreibens.
- Betrag – bei Bargeld der tatsächlich gezahlte.
- Grund für den Eigenbeleg und Datum plus Unterschrift des Ausstellers.
Der betriebliche Anlass ist keine Pflichtangabe, macht den Beleg aber deutlich belastbarer. Bei einer Parkgebühr ist „Termin bei Kunde Meier GmbH“ der Unterschied zwischen einer Behauptung und einer nachvollziehbaren Ausgabe.
Warum die Vorsteuer außen vor bleibt
Das ist der Punkt, an dem sich Eigenbelege von echten Rechnungen unterscheiden – und er wird in vielen Vorlagen verschwiegen. Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 UStG eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmers voraus, mit dessen Steuernummer oder USt-IdNr. und offen ausgewiesener Umsatzsteuer. Ein selbst geschriebenes Papier erfüllt das naturgemäß nicht: Niemand kann sich die Umsatzsteuer eines anderen selbst bescheinigen.
Praktisch bedeutet das:
| Situation | Was geht |
|---|---|
| Du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Kein Nachteil – du ziehst ohnehin keine Vorsteuer. Der Eigenbeleg deckt alles ab, was du brauchst. |
| Du bist regelbesteuert | Betriebsausgabe ja, Vorsteuer nein. Bei größeren Beträgen lohnt der Anruf beim Händler: Eine Zweitschrift der Rechnung stellt den Vorsteuerabzug wieder her. |
| Beleg bis 250 € brutto | Hier genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit wenigen Angaben – oft leichter nachzufordern, als man denkt. |
Wann ein Eigenbeleg glaubwürdig ist – und wann nicht
Der Eigenbeleg lebt von seiner Ausnahmestellung. Ein paar im Jahr sind normal; ein Ordner voll davon lädt zu Rückfragen ein und kann im schlimmsten Fall die gesamte Kassenführung in Zweifel ziehen. Drei Faustregeln:
- Der Höhe nach plausibel. 4,50 € Parkgebühr glaubt jeder. 400 € „Materialkauf bar, Beleg verloren“ ist eine andere Größenordnung – dort erwartet die Prüfung mehr als deine Unterschrift.
- Zeitnah geschrieben. Am Tag des Vorgangs oder kurz danach, nicht gesammelt im Januar für das ganze Vorjahr.
- Wahrheitsgemäß begründet. Der Grund ist keine Formalie: Er erklärt, warum es den richtigen Beleg nicht gibt. Ein erfundener Grund macht aus einem geretteten Abzug ein echtes Problem.
Und der Klassiker, der keiner sein muss: Thermopapier verblasst. Tankquittungen und Kassenbons sind nach zwei Jahren im Ordner oft leer. Wer sie beim Ablegen fotografiert oder kopiert, braucht später gar keinen Eigenbeleg – die Kopie mit dem Original zusammen erfüllt die Aufbewahrung.
Was dieses Werkzeug nicht leisten kann
- Es prüft nicht, ob die Ausgabe betrieblich veranlasst ist – das entscheidet der Sachverhalt, nicht das Formular.
- Es ersetzt keine Rechnung und stellt keinen Vorsteuerabzug her.
- Es bewertet die Plausibilität nicht. Ein Eigenbeleg über 900 € sieht genauso ordentlich aus wie einer über 3 € – überzeugen muss er trotzdem.
Was überhaupt als Betriebsausgabe zählt und wo die Grenzen liegen: Betriebsausgaben absetzen → · Für Barausgaben passend dazu die Kassenbuch-Vorlage →
Häufige Fragen
Ist ein Eigenbeleg vom Finanzamt anerkannt?
Ja, als Nachweis für den Betriebsausgabenabzug, wenn der Originalbeleg fehlt und die Ausgabe betrieblich veranlasst sowie der Höhe nach glaubhaft ist. Es gibt kein amtliches Formular und keine Zulassung – entscheidend ist, dass der Vorgang nachvollziehbar dokumentiert wird.
Kann ich mit einem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen?
Nein. Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 UStG eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmers voraus. Ein selbst ausgestelltes Papier erfüllt diese Anforderung nicht. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist das ohne Bedeutung, weil sie ohnehin keine Vorsteuer ziehen.
Wie viele Eigenbelege sind zulässig?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Der Eigenbeleg ist aber als Ausnahme gedacht: Häufen sie sich, wächst das Risiko von Rückfragen und im Extremfall von Zweifeln an der gesamten Aufzeichnung. Wenige, plausible und zeitnah erstellte Eigenbelege sind unproblematisch.
Was mache ich, wenn eine Tankquittung verblasst ist?
Solange das Original noch vorhanden ist, gehört eine Kopie oder ein Foto dazu – zusammen erfüllen sie die Aufbewahrungspflicht. Ist gar nichts mehr lesbar, ist ein Eigenbeleg mit der Begründung „Beleg unlesbar geworden“ der richtige Weg.
Brauche ich für Trinkgeld einen Beleg?
Für Trinkgeld gibt es meist keinen. Wurde es betrieblich veranlasst gezahlt, lässt es sich über einen Eigenbeleg dokumentieren; bei Bewirtungen wird es üblicherweise auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt.
Ist der Eigenbeleg-Generator kostenlos?
Ja, vollständig kostenlos und ohne Anmeldung. Deine Eingaben bleiben in deinem Browser, es wird nichts an einen Server gesendet. Die PDF entsteht lokal über den Druckdialog deines Browsers.