Lieferschein-Generator
Der Lieferschein sagt, was geliefert wurde – die Rechnung sagt, was es kostet. Deshalb enthält er hier bewusst keine Preise. Mit getrennter Lieferadresse, Bezug zur Bestellung und Empfangsbestätigung. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Zuerst die Entwarnung
Einen Lieferschein zu schreiben ist keine Pflicht. Er ist ein kaufmännisches Dokument, kein steuerliches – niemand kann ihn von dir verlangen. Nützlich ist er trotzdem: Er beweist, wann und was geliefert wurde, und genau das wird strittig, wenn eine Lieferung unvollständig ankommt oder ein Kunde später behauptet, nichts erhalten zu haben.
| Bezeichnung | Menge | Einheit |
|---|
Der Lieferschein ist das vierte Glied – hier sind die anderen
Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Mahnung: Auf freelancer-tools findest du für jeden Schritt ein kostenloses Werkzeug. Der Selbstständigen-Steuer-Kompass ergänzt sie um Fristenkalender, Betriebsausgaben-Checkliste und geprüfte Vorlagen. Einmal 19 €.
Zum Steuer-Kompass →Warum hier keine Preise stehen
Das ist die häufigste Frage – und die Antwort ist ein Sicherheitsargument. Ein Lieferschein mit Einzelpreisen, Summen und ausgewiesener Umsatzsteuer sieht aus wie eine Rechnung. Genau daraus entstehen zwei Probleme:
- Der Kunde zieht zweimal Vorsteuer – einmal aus dem Lieferschein, einmal aus der Rechnung. Das fällt spätestens in der Prüfung auf, und der Ärger landet bei euch beiden.
- Du weist Steuer aus, die du so nicht schuldest. Wer in einem Dokument Umsatzsteuer gesondert ausweist, kann sie nach § 14c UStG schulden – auch wenn es gar keine Rechnung sein sollte.
Deshalb enthält dieser Generator bewusst nur Bezeichnung, Menge und Einheit. Wer dem Kunden Preise mitgeben will, legt die Rechnung bei – oder nutzt den Rechnungs-Generator.
Der Satz, der zehn Jahre Aufbewahrung auslöst
Seit dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz müssen Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, nach Erhalt oder Versand der Rechnung nicht mehr aufbewahrt werden. Es gibt aber eine Ausnahme, die kaum jemand kennt: Nimmt die Rechnung auf den Lieferschein Bezug – etwa mit „Leistungsdatum siehe Lieferschein“ –, wird er umsatzsteuerlicher Rechnungsbestandteil und darf nicht vernichtet werden. Dieser eine bequeme Satz auf der Rechnung verwandelt ein wegwerfbares Papier in ein aufbewahrungspflichtiges Dokument.
Was auf einen Lieferschein gehört
Weil es keine gesetzliche Pflicht gibt, gibt es auch keine Pflichtangaben. Praktisch bewährt haben sich diese – der Generator erzeugt sie alle:
- Absender und Empfänger, dazu die Lieferadresse, wenn sie abweicht.
- Lieferschein-Nummer und Lieferdatum – das Datum ist der eigentliche Wert des Dokuments.
- Bezug zur Bestellung oder zum Auftrag, damit beide Seiten zuordnen können.
- Positionen mit Menge und Einheit, in derselben Reihenfolge und Bezeichnung wie später auf der Rechnung. Weichen sie ab, entsteht genau die Diskussion, die der Lieferschein verhindern sollte.
- Platz für Datum und Unterschrift des Empfängers – der Teil, der aus dem Papier einen Nachweis macht.
Die Unterschrift ist der ganze Punkt
Ein Lieferschein ohne Gegenzeichnung dokumentiert nur deine eigene Behauptung. Erst die Unterschrift des Empfängers macht ihn zu einem Beleg, mit dem sich im Streitfall etwas anfangen lässt: Sie bestätigt, dass die aufgeführten Positionen in dieser Menge angekommen sind.
Üblich sind zwei Ausfertigungen – eine bleibt beim Kunden, eine kommt unterschrieben zurück. Bei digitaler Lieferung tritt an ihre Stelle die Empfangsbestätigung per E-Mail; sie erfüllt denselben Zweck, solange sie den Lieferumfang benennt und nicht nur „danke, angekommen“ sagt.
Wofür ein Lieferschein bei Dienstleistungen taugt
Auch ohne Ware lohnt sich das Dokument: Bei einer erbrachten Leistung heißt es dann eher Leistungsnachweis oder Tätigkeitsnachweis und listet statt Stückzahlen die geleisteten Stunden oder Arbeitspakete auf. Der Zweck ist derselbe – festzuhalten, was wann geliefert wurde, bevor jemand es anders erinnert. Für die Rechnung ist das doppelt nützlich, weil der Zeitpunkt der Leistung eine Pflichtangabe nach § 14 UStG ist.
Was dieses Werkzeug nicht leisten kann
- Es vergibt keine Nummer für dich – die kommt aus deiner eigenen Systematik.
- Es erstellt keine Rechnung und weist bewusst keine Preise aus.
- Es prüft nicht, ob tatsächlich geliefert wurde. Das bestätigt die Unterschrift, nicht das Formular.
Die ganze Kette: Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung → Mahnung. Zu den Pflichtangaben: Rechnung schreiben →
Häufige Fragen
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Nein. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, einen Lieferschein auszustellen. Er ist ein kaufmännisches Dokument und dient dem Nachweis, was wann geliefert wurde. Üblich und sinnvoll ist er trotzdem, besonders bei Teillieferungen und bei Kunden, die den Empfang später bestätigen sollen.
Müssen auf dem Lieferschein Preise stehen?
Nein, und es ist meist besser ohne. Ein Lieferschein mit Preisen und ausgewiesener Umsatzsteuer ähnelt einer Rechnung; das kann zu doppeltem Vorsteuerabzug beim Kunden führen und beim Aussteller zu einer Steuerschuld nach § 14c UStG wegen gesondert ausgewiesener Steuer. Bezeichnung, Menge und Einheit genügen.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, müssen seit dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz nach Erhalt beziehungsweise Versand der Rechnung nicht mehr aufbewahrt werden. Nimmt die Rechnung jedoch auf den Lieferschein Bezug, etwa für den Liefer- oder Leistungszeitpunkt, wird er umsatzsteuerlicher Rechnungsbestandteil und darf nicht vorzeitig vernichtet werden. Für Lieferscheine, die als Buchungsbeleg erfasst werden, gilt weiterhin die zehnjährige Frist.
Was ist der Unterschied zwischen Lieferadresse und Rechnungsadresse?
Die Lieferadresse ist der Ort, an den die Ware geht – etwa eine Baustelle, Filiale oder ein Lager. Die Rechnungsadresse ist der Sitz des Vertragspartners, der bezahlt. Weichen sie voneinander ab, gehören beide auf den Lieferschein, damit die Zustellung stimmt und die Rechnung trotzdem beim Richtigen landet.
Braucht ein Lieferschein eine Unterschrift?
Pflicht ist sie nicht, aber sie ist der eigentliche Zweck des Dokuments: Erst die Gegenzeichnung des Empfängers macht aus der eigenen Behauptung einen Nachweis über den Empfang. Üblich sind zwei Ausfertigungen, von denen eine unterschrieben zurückkommt.
Gibt es einen Lieferschein auch für Dienstleistungen?
Ja, dort heißt er meist Leistungsnachweis oder Tätigkeitsnachweis und führt statt Stückzahlen die geleisteten Stunden oder Arbeitspakete auf. Er dokumentiert den Zeitpunkt der Leistung, der als Pflichtangabe nach § 14 UStG auch auf der Rechnung erscheinen muss.