Bewirtungsbeleg-Generator
Geschäftsessen richtig absetzen: 70 % der Kosten als Betriebsausgabe – aber 100 % der Vorsteuer. Der Generator erzeugt den Eigenbeleg mit allen Pflichtangaben, prüft den Anlass auf Floskeln und erinnert daran, wen du in der Teilnehmerliste vergessen hast. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Belege sammeln ist die eine Hälfte, Fristen die andere
Der Selbstständigen-Steuer-Kompass bringt beides zusammen: Fristenkalender 2026, Betriebsausgaben-Checkliste, Rechnungs- und Angebotsvorlagen sowie eine verständliche Anleitung zur Kleinunternehmerregelung. Einmal 19 €, dauerhaft nutzbar.
Zum Steuer-Kompass →Die Asymmetrie, die Geld wert ist
Bei geschäftlicher Bewirtung sind 70 % der Kosten Betriebsausgabe – die restlichen 30 % unterstellt der Gesetzgeber als privaten Anteil. Die Vorsteuer bleibt davon unberührt und ist zu 100 % abziehbar. Wer die 30 % also bei der Umsatzsteuer mitkürzt, verschenkt Geld.
Der Beleg entscheidet, nicht die Rechnung
Die Rechnung der Gaststätte allein genügt nie. Sie sagt, was gegessen wurde – das Finanzamt will wissen, warum und mit wem. Diese Angaben gehören auf einen eigenen Beleg, der an die Rechnung geheftet wird:
- Ort und Tag der Bewirtung.
- Alle Teilnehmer namentlich – einschließlich dir selbst. Fehlt der Gastgeber in der Liste, gilt der Nachweis als unvollständig. Das ist der häufigste Fehler überhaupt, weil es sich seltsam anfühlt, den eigenen Namen aufzuschreiben.
- Der konkrete Anlass. „Kundenpflege“, „Geschäftsessen“ oder „Besprechung“ reichen nicht. Es muss erkennbar sein, worum es ging: „Projektbesprechung Bauvorhaben Meier GmbH“ oder „Verhandlung Rahmenvertrag Softwarepflege“.
- Höhe der Aufwendungen und deine Unterschrift.
Was ein unvollständiger Beleg kostet
Fehlen Anlass oder Teilnehmer, streicht das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug vollständig – nicht nur die 30 %, sondern auch die 70 %. Der Vorsteuerabzug kann dagegen bestehen bleiben, wenn die Gaststättenrechnung umsatzsteuerlich in Ordnung ist. Ein schludrig ausgefüllter Beleg ist damit teurer als gar kein Essen.
Was auf der Gaststättenrechnung stehen muss
Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein – ein handgeschriebener Zettel vom Block genügt seit Jahren nicht mehr. Ab einem Rechnungsbetrag von über 250 € brutto muss zusätzlich dein Name beziehungsweise der deines Unternehmens auf der Rechnung stehen. Das lässt sich nur im Lokal nachholen: Wer erst zu Hause merkt, dass der Name fehlt, hat ein Problem, das kein Eigenbeleg heilt.
Ein praktischer Reflex, der viel Ärger spart: gleich an der Kasse nach dem Namen fragen, sobald die Rechnung dreistellig wird.
Trinkgeld nicht vergessen
Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und teilt deren Schicksal – also ebenfalls zu 70 % abziehbar. Der Nachweis ist der wunde Punkt: Am besten lässt du es auf der Rechnung quittieren. Geht das nicht, dokumentierst du es über einen Eigenbeleg. Vorsteuer gibt es auf Trinkgeld an das Personal übrigens nicht, weil es keine Leistung des Restaurants ist – dieser Rechner rechnet sie deshalb nur aus dem Rechnungsbetrag.
Wenn nur eigene Mitarbeiter am Tisch sitzen
Dann greift die 70-Prozent-Regel nicht. Bewirtungen ausschließlich eigener Arbeitnehmer – etwa ein Arbeitsessen oder eine Betriebsveranstaltung – sind zu 100 % abziehbar, weil kein geschäftlicher Anlass gegenüber Dritten vorliegt. Sobald aber auch nur ein Kunde mit am Tisch sitzt, gilt die Bewirtung insgesamt als geschäftlich, und es bleibt bei 70 %.
Der Generator bildet beide Fälle über die Auswahl oben ab. Für Selbstständige ohne Angestellte ist die zweite Variante allerdings selten relevant – sich selbst bewirtet man steuerlich nicht.
Was dieses Werkzeug nicht leisten kann
- Es ersetzt nicht die Gaststättenrechnung. Der Beleg wird an sie geheftet, nicht statt ihrer geführt.
- Es prüft nicht, ob der Anlass wirklich betrieblich war. Es erkennt nur Floskeln, keine Wahrheit.
- Es bucht nichts und trennt die 30 % nicht in deiner Buchhaltung – das macht dein Kontenrahmen.
- Es behandelt keine Auslandsbewirtungen und keine Sonderfälle wie Aufmerksamkeiten im eigenen Betrieb.
Fehlt ein Beleg ganz: Eigenbeleg-Generator → · War es eine Reise: Reisekosten-Rechner → · Grundlagen: Betriebsausgaben absetzen →
Häufige Fragen
Wie viel Prozent der Bewirtungskosten sind absetzbar?
Bei geschäftlicher Bewirtung 70 Prozent als Betriebsausgabe; die übrigen 30 Prozent sind vom Abzug ausgeschlossen. Die Vorsteuer bleibt davon unberührt und ist zu 100 Prozent abziehbar. Bewirtungen ausschließlich eigener Mitarbeiter sind zu 100 Prozent abziehbar.
Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?
Ort und Tag der Bewirtung, alle Teilnehmer namentlich einschließlich des Gastgebers, den konkreten Anlass, die Höhe der Aufwendungen sowie die Unterschrift des Bewirtenden. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte wird der Beleg an die maschinell erstellte Rechnung des Lokals geheftet.
Reicht „Kundenpflege“ als Anlass?
Nein. Allgemeine Formulierungen wie Kundenpflege, Geschäftsessen oder Besprechung genügen dem Finanzamt nicht. Der Anlass muss konkret erkennen lassen, worum es ging, etwa „Projektbesprechung Bauvorhaben Meier GmbH“.
Muss ich mich selbst als Teilnehmer aufführen?
Ja. Der Gastgeber gehört in die Teilnehmerliste. Fehlt er, gilt der Nachweis als unvollständig – ein häufiger Fehler, weil es ungewohnt ist, den eigenen Namen einzutragen.
Was passiert bei einem unvollständigen Bewirtungsbeleg?
Fehlen Anlass oder Teilnehmer, wird der Betriebsausgabenabzug vollständig versagt, also auch die 70 Prozent. Der Vorsteuerabzug kann bestehen bleiben, wenn die Rechnung umsatzsteuerlich vollständig ist.
Ab welchem Betrag muss mein Name auf der Rechnung stehen?
Bei Rechnungen über 250 Euro brutto muss der Name des bewirtenden Unternehmens auf der Gaststättenrechnung vermerkt sein. Danach fragt man am besten direkt im Lokal, weil sich das später nicht nachholen lässt.
Ist Trinkgeld absetzbar?
Ja, es gehört zu den Bewirtungskosten und ist ebenfalls zu 70 Prozent abziehbar. Es sollte auf der Rechnung quittiert oder über einen Eigenbeleg dokumentiert werden. Vorsteuer fällt darauf nicht an, weil Trinkgeld an das Personal keine Leistung des Restaurants ist.