Reisekosten-Rechner
Verpflegungspauschale, Fahrtkosten und Übernachtung für eine Geschäftsreise – tagegenau gerechnet, mit der Mahlzeitenkürzung, an der die meisten Rechner scheitern. Werte für 2026. Kostenlos, ohne Anmeldung.
| Datum | Art des Tages | Früh | Mittag | Abend | Pauschale |
|---|
Reisekosten sind ein Posten von vielen
Der Selbstständigen-Steuer-Kompass bringt den Rest in Ordnung: Fristenkalender 2026, Betriebsausgaben-Checkliste, Rechnungs- und Angebotsvorlagen sowie eine verständliche Anleitung zur Kleinunternehmerregelung. Einmal 19 €, dauerhaft nutzbar.
Zum Steuer-Kompass →Kurz gesagt
Für eine Geschäftsreise im Inland gibt es 28 € je vollem Tag und 14 € für An- und Abreisetag – bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung ohne Mindestdauer. Eine eintägige Reise bringt 14 €, aber nur bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Wird dir eine Mahlzeit gestellt, wird gekürzt: 5,60 € fürs Frühstück, je 11,20 € für Mittag- und Abendessen.
Der Fehler, den fast jeder Rechner macht
Die Kürzung für gestellte Mahlzeiten bemisst sich immer am vollen Tagessatz von 28 € – auch dann, wenn für den betreffenden Tag nur die kleine Pauschale von 14 € zusteht. Sie beträgt 20 Prozent für das Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, gerechnet von 28 €. Daraus ergeben sich die festen Beträge 5,60 € und 11,20 €.
Praktisch heißt das: An einem Anreisetag mit Hotelfrühstück am Folgemorgen bleiben von den 14 € nur 8,40 € übrig – nicht 11,20 €, wie es wäre, wenn man 20 Prozent von 14 € abzöge. Genau diesen Fehler machen viele Vorlagen.
28,00 € − 5,60 € − 11,20 € − 11,20 € = 0,00 €
Die zweite Zeile zeigt die andere Regel: Die Kürzung führt nie zu einem negativen Betrag. Sind alle drei Mahlzeiten gestellt, bleibt die Pauschale bei null stehen – man schuldet nichts zurück. Dieser Rechner rechnet deshalb Tag für Tag und begrenzt jeden Tag einzeln bei null, statt am Ende eine Summe zu kürzen. Bei einem 14-€-Tag mit Frühstück und Abendessen wäre der Unterschied real: einzeln gerechnet 0 €, in einer Gesamtsumme dagegen ein zu niedriger Gesamtbetrag.
Die Tagessätze im Überblick (Inland 2026)
| Situation | Pauschale |
|---|---|
| Voller Kalendertag, 24 Stunden abwesend | 28 € |
| An- oder Abreisetag bei mehrtägiger Reise mit Übernachtung | 14 € – ohne Mindestabwesenheit |
| Eintägige Reise, mehr als 8 Stunden abwesend | 14 € |
| Eintägige Reise, 8 Stunden oder weniger | 0 € |
Der An- und Abreisetag ist der großzügige Teil der Regelung: Dort spielt es keine Rolle, wie lange du unterwegs warst. Wer abends um 22 Uhr losfährt und im Hotel übernachtet, bekommt für diesen Tag dieselben 14 € wie jemand, der um 6 Uhr gestartet ist.
Fahrtkosten: 0,30 € pro Kilometer – und warum das nicht die Pendlerpauschale ist
Für Fahrten mit dem eigenen Pkw auf einer Geschäftsreise gilt eine Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer, beim Motorrad oder Moped 0,20 €. Gezählt wird die tatsächlich gefahrene Strecke, also Hin- und Rückweg.
Das ist etwas anderes als die Entfernungspauschale für den Weg zwischen Wohnung und Betriebsstätte: Die kennt nur die einfache Entfernung, unabhängig davon, wie oft man fährt. Beides zu verwechseln ist teuer – in beide Richtungen. Fährst du mit einem Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen, gibt es gar keine Pauschale; dort laufen die tatsächlichen Kosten ohnehin schon in die Buchhaltung.
Die Frist, die niemand auf dem Schirm hat
Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt die Verpflegungspauschale. Wer also ein halbes Jahr überwiegend beim selben Kunden vor Ort arbeitet, kann sie nur für die ersten drei Monate ansetzen. Die Frist beginnt neu, wenn die Tätigkeit dort für mindestens vier Wochen unterbrochen wird – warum die Unterbrechung erfolgt, spielt dabei keine Rolle.
Übernachtung, Frühstück und die Hotelrechnung
Übernachtungskosten setzt du in tatsächlicher Höhe an – belegt durch die Hotelrechnung. Der Haken steckt im Frühstück: Ist es im Zimmerpreis enthalten, gehört es nicht zu den Übernachtungskosten. Weist die Rechnung es getrennt aus, ziehst du diesen Betrag ab. Weist sie es nicht getrennt aus, gilt der übliche Weg über die Kürzung der Verpflegungspauschale – genau dafür ist der Haken „Früh“ in der Tabelle da.
Und ein Punkt, der bei Selbstständigen oft untergeht: Die Pauschale für Übernachtungskosten, die man gelegentlich liest, gilt für die steuerfreie Erstattung durch einen Arbeitgeber. Wer für sich selbst abrechnet, braucht Belege.
Was dieses Werkzeug nicht leisten kann
- Es rechnet nur Inlandsreisen. Für das Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht – teils ein Vielfaches der Inlandssätze.
- Es prüft die Dreimonatsfrist nicht, sondern weist nur darauf hin. Ob sie greift, hängt vom Verlauf deiner Einsätze ab.
- Es kennt deine Abwesenheitszeiten nicht. Ob eine eintägige Reise die 8 Stunden überschreitet, entscheidest du bei der Auswahl des Tages.
- Es bucht nichts und ersetzt keine Belegsammlung. Fahrtkosten und Übernachtung brauchen weiterhin Nachweise.
Für die gefahrenen Kilometer: Fahrtenbuch-Vorlage → · Fehlt ein Beleg: Eigenbeleg-Generator → · Grundlagen: Betriebsausgaben absetzen →
Häufige Fragen
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?
Im Inland 28 Euro für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 Euro für An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung. Bei einer eintägigen Reise gibt es 14 Euro, wenn die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt. Die Sätze sind gegenüber dem Vorjahr unverändert.
Wie wird die Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten gekürzt?
Um 20 Prozent für ein Frühstück und je 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen – jeweils berechnet vom vollen Tagessatz von 28 Euro. Das ergibt feste Abzüge von 5,60 Euro und 11,20 Euro, auch an Tagen mit der kleinen Pauschale von 14 Euro. Die Kürzung kann die Pauschale höchstens auf null reduzieren.
Bekomme ich die Pauschale auch bei kurzer Abwesenheit am Anreisetag?
Ja. Für An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung gibt es die 14 Euro ohne Mindestabwesenheit. Die 8-Stunden-Grenze gilt nur für eintägige Reisen.
Wie viel kann ich pro Kilometer ansetzen?
Für den eigenen Pkw 0,30 Euro je tatsächlich gefahrenem Kilometer, für Motorrad oder Moped 0,20 Euro. Gezählt wird die gesamte Strecke, also Hin- und Rückfahrt. Das ist nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Weg zwischen Wohnung und Betriebsstätte, die nur die einfache Entfernung kennt.
Was ist die Dreimonatsfrist?
Nach drei Monaten Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt die Verpflegungspauschale. Die Frist beginnt neu, wenn die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrochen wird; der Grund der Unterbrechung ist unerheblich.
Gilt der Rechner auch für Auslandsreisen?
Nein. Für Reisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium jährlich bekannt gibt und die deutlich über den Inlandssätzen liegen können. Dieser Rechner bildet ausschließlich Inlandsreisen ab.